Inleiding en toepassingsgebied
In dit privacybeleid wordt beschreven hoe Drevoili („wij”, „ons” of „onze”) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, opslaat, deelt en beschermt wanneer u drevoili.com bezoekt, een aanvraag voor een evenement indient, een dienstverleningsovereenkomst aangaat of op enigerlei wijze contact heeft met ons bureau. Drevoili is gevestigd in Amsterdam, Nederland, en handelt volledig in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en alle toepasselijke Nederlandse en Europese wetgeving inzake gegevensbescherming. Door onze website te gebruiken of gebruik te maken van een dienst van Drevoili, bevestigt u dat u de in dit document beschreven praktijken volledig hebt gelezen en aanvaard.
Persoonsgegevens die wij verzamelen
Wij verzamelen persoonsgegevens op twee manieren: rechtstreeks van u en automatisch via uw gebruik van onze website. Gegevens die u rechtstreeks verstrekt, omvatten uw volledige naam, de naam van uw bedrijf (indien van toepassing), e-mailadres, telefoonnummer, beknopte details over evenementen, tijdens overleg besproken budgetparameters, betalingsgegevens en alle communicatie die wordt uitgewisseld via onze aanvraagformulieren, e-mailcorrespondentie en adviesgesprekken. Gegevens die automatisch worden verzameld, omvatten uw IP-adres, browsertype, apparaat-ID’s, bezochte pagina’s, sessieduur en verwijzingsbronnen die worden verzameld via standaardanalysetools op ons platform.
Evenementsoverzicht en klantgegevens
De aan Drevoili verstrekte opdrachtbeschrijvingen bevatten vaak commercieel gevoelige informatie over organisatiedoelstellingen, interne teamdynamiek, budgettaire parameters en strategische plannen. Alle informatie uit opdrachtbeschrijvingen en overleg wordt strikt vertrouwelijk behandeld, uitsluitend gedeeld met de specifieke Drevoili-teamleden die bij uw productie betrokken zijn, en nooit bekendgemaakt aan derden – waaronder andere klanten, leveranciers (behalve voor zover dit operationeel noodzakelijk is) of enige externe partij – zonder uw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming. Op verzoek zijn vertrouwelijkheidsovereenkomsten beschikbaar voor klanten met bijzonder gevoelige vereisten ten aanzien van hun opdrachtbeschrijving.
Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken
Uw gegevens worden gebruikt om vragen over evenementen te beantwoorden en offertes op te stellen, lopende productieprojecten en communicatie te beheren, betalingen te verwerken en facturen te versturen, namens u af te stemmen met leveranciers en locaties wanneer u gebruikmaakt van onze volledige productiediensten, projectupdates en productiegerelateerde berichten over uw evenement te versturen, en marketingberichten te versturen naar contactpersonen die zich hier expliciet voor hebben aangemeld. Wij gebruiken klantgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of voor commerciële doeleinden die verder gaan dan de directe levering van de diensten van Drevoili.
Rechtsgrondslag voor de verwerking
Drevoili verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen die in de AVG worden erkend. De contractuele noodzaak omvat het opstellen van offertes, productiebeheer en betalingsverwerking voor klanten met wie een overeenkomst is gesloten. Het gerechtvaardigd belang omvat het beantwoorden van vragen, website-analyse en beveiligingsmonitoring. De wettelijke verplichting omvat het bijhouden van financiële administratie volgens het Nederlandse handelsrecht. De uitdrukkelijke toestemming omvat marketingcommunicatie en optionele, niet-essentiële cookies — beide kunnen te allen tijde worden ingetrokken zonder dat dit gevolgen heeft voor andere aspecten van uw relatie met het bureau.
Gegevens van leveranciers en partners
Drevoili houdt een database bij met contactgegevens van leveranciers en locatiepartners die worden ingezet bij de organisatie van evenementen voor klanten. De contactgegevens van leveranciers worden bewaard op basis van een gerechtvaardigd belang in het kader van professionele zakelijke relaties en worden nooit voor commerciële doeleinden met derden gedeeld. Leveranciers en partners die hun contactgegevens in de productiedatabase van Drevoili willen bijwerken of verwijderen, kunnen dit te allen tijde doen door contact op te nemen met info@drevoili.com. Hun verzoek wordt binnen vijf werkdagen in behandeling genomen.
Fotografie, film en evenementenmedia
Drevoili laat tijdens evenementen foto- en filmopnames maken voor het documenteren van het portfolio, marketingdoeleinden en casestudy’s. De toestemming van de klant voor het gebruik van deze media wordt vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst voordat de productie van start gaat. Bij privé-evenementen waarbij gasten niet individueel toestemming hebben gegeven om in gepubliceerde media te verschijnen, vraagt Drevoili als organisator van het evenement toestemming aan de klant alvorens inhoud te publiceren waarin herkenbare gasten te zien zijn. Verzoeken om specifieke personen uit gepubliceerde evenementfoto’s te verwijderen, worden onmiddellijk in behandeling genomen na een schriftelijke kennisgeving aan info@drevoili.com
Cookies en tracking
Drevoili.com maakt gebruik van essentiële cookies voor de werking van de website en het beheer van sessies, naast optionele analytische cookies die ons helpen inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze inhoud gebruiken. Bij uw eerste bezoek verschijnt er een venster waarin u toestemming kunt geven voor cookies, waarbij u volledige controle hebt over de niet-essentiële categorieën. Uw voorkeuren worden bij alle volgende bezoeken gerespecteerd en kunnen op elk moment worden aangepast via de link naar de instellingen in de voettekst van de website. Op de website van Drevoili maken we geen gebruik van advertentiecookies, retargetingpixels of trackingtechnologieën van sociale media van derden.
Betalingsveiligheid
Alle betalingen die via drevoili.com en via ons factureringssysteem worden verwerkt, worden afgehandeld door gecertificeerde betalingsproviders die volledig voldoen aan de PCI DSS-beveiligingsnormen. Drevoili slaat op geen enkel moment volledige kaartnummers, CVV-codes of bankrekeninggegevens op in onze systemen. Alle financiële gegevens worden via SSL-versleuteling verzonden en verwerkt binnen de beveiligde infrastructuur van onze betalingspartners, die contractueel verboden zijn om uw financiële gegevens te gebruiken voor andere doeleinden dan het verwerken van Drevoili-transacties.
Bewaring van gegevens
Actieve klant- en projectgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de klantrelatie en nog zeven jaar daarna, om te voldoen aan de Nederlandse wettelijke bewaarplichten op financieel en commercieel gebied. Gegevens over projectbeschrijvingen en offertes voor aanvragen die niet tot een productieovereenkomst hebben geleid, worden twee jaar bewaard en vervolgens verwijderd. Gegevens over toestemming voor marketingdoeleinden worden bewaard gedurende de geldigheidsduur van de toestemming plus drie jaar. Analysegegevens worden na 26 maanden geanonimiseerd. Alle gegevens waarvoor geen wettelijke bewaarplicht geldt, worden op jaarbasis op een doorlopende basis veilig verwijderd.
Uw rechten op grond van de AVG
Als betrokkene in het kader van de AVG hebt u het recht om een volledig exemplaar op te vragen van de persoonsgegevens die Drevoili over u bewaart, onjuiste informatie te laten corrigeren, om verwijdering te verzoeken wanneer er geen wettelijke bewaarplicht geldt, bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, om beperking van de verwerking te verzoeken tijdens een geschil, uw toestemming voor marketingdoeleinden op elk moment in te trekken en uw gegevens te ontvangen in een overdraagbaar, machinaal leesbaar formaat. Alle verzoeken met betrekking tot deze rechten moeten worden ingediend bij privacy@drevoili.com en u ontvangt binnen 30 kalenderdagen een inhoudelijk antwoord, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.
Beveiligingsmaatregelen
Drevoili hanteert robuuste technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om alle persoonlijke en bedrijfsgevoelige gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, verlies en misbruik — waaronder HTTPS-versleuteling op het hele platform, op rollen gebaseerde toegangscontroles, versleutelde opslag van financiële en vertrouwelijke opdrachtgegevens, regelmatige beveiligingscontroles van onze systemen en alle integraties met derde partijen, en training van medewerkers over verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming en AVG-verplichtingen. Vermoedelijke ongeoorloofde toegang tot een Drevoili-account of -gegevens dient onmiddellijk te worden gemeld aan security@drevoili.com
Wijzigingen in dit privacybeleid
Drevoili behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te allen tijde aan te passen aan veranderingen in onze diensten, onze omgang met gegevens, wettelijke verplichtingen of de externe dienstverleners waarmee wij samenwerken. Geregistreerde klanten en abonnees op de nieuwsbrief worden ten minste 14 dagen voordat wezenlijke wijzigingen van kracht worden per e-mail op de hoogte gesteld. De datum van de meest recente herziening wordt altijd bovenaan dit document weergegeven. Als u drevoili.com blijft gebruiken of gebruik blijft maken van een dienst van Drevoili nadat de wijzigingen van kracht zijn geworden, betekent dit dat u het herziene beleid volledig accepteert.
Neem contact op met ons privacyteam
Voor vragen, verzoeken of opmerkingen met betrekking tot dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens door Drevoili kunt u contact opnemen met ons privacyteam via privacy@drevoili.com of schriftelijk naar Drevoili Events Agency, Herengracht 502, 1017 CB Amsterdam, Nederland. Wij streven ernaar om alle privacygerelateerde vragen te beantwoorden binnen de termijnen die door de toepasselijke wetgeving worden voorgeschreven en om elke zorg over uw gegevens op te lossen met volledige transparantie, oprechte zorg en respect voor uw rechten als betrokkene.